چرا راندمان کاری در محیط اداری کم است؟ راه‌حل چیست؟

خب، من می‌خوام امروز درباره کار صحبت کنم، بویژه درباره اینکه چرا مردم سر کارشون کار نمیکنن؟

که البته این مشکل همه ما به نوعی هست.

ولی‌ بگذارید از ابتدا شروع کنیم.

ما شرکتها یا موسسه های غیر انتفاعی، یا موسسه های جمع آوری اعانه و چیزایی‌ از این قبیل داریم

که هریک کارمندانی یا داوطلبانی دارن که برای اونها کار می‌کنن.

اونها البته توقع دارن افرادی که براشون کار می‌کنن، عالی‌ کار کنن-- البته امیدوارم اینطور باشه.

حداقل یک کار خوب، و حد اکثر یک کار عالی‌.

و بعد میان برای اینکه این افراد کار انجام بدن یه جایی‌ رو میسازند که اونها گرد هم بیان و اون کار رو انجام بدن.

یه شرکت یا یه موسسه غیر انتفاعی، یا موسسه جمع آوری اعانه و چیزایی‌ از این قبیل

به طور خودکار-- به استثنای کسانی‌ که خوش شانساند و باید بروند آفریقا واسه کارشون--

همه افراد آنها باید بروند به یک اداره که کار ارائه بدهند.

پس این شرکتها اومدند و ادارات رو ساختند.

می‌رن یه ساختمان رو میخرن یا اجاره میکنند و پر از چیز میز میکنند.

پرش می‌کنن از میز و صندلی و کامپیوتر و نرم‌افزار و اینترنت

یا بعضی‌ مواقع یخچال، یا چیزایی‌ شبیه این، با این امید که کارمندهاشون هر روز بیان اونجا و کار عالی‌ ارائه بدن.

مثل اینکه واقعا چنین درخواستی منطقیه.

گرچه اگر از مردم یا حتا از خودتان بپرسید واقعا کجا رو ترجیح میدید وقتی‌ میخواید کاری رو از پیش ببرید؟

خواهید دید که اونها نمیپرسند بستگی داره، چه شغلی‌ باشه.

اگه از مردم بپرسید: واقعا چه جای رو ترجیح میدید، وقتی‌ نیاز دارید که کاری رو انجام بدید؟

شما اصولا ۳ نوع جواب مختلف دریافت می‌کنید.

یکی نوعی جا، یا مکان یا اتاق هست، دیگری اشیای متحرک، و سومی‌ زمان است.

این هم چند تا مثال.

وقتی‌ من از مردم می‌پرسم --۱۰ساله که این کار رو می‌کنم--

ازشون می‌پرسم، "شما وقتی‌ میخواید کاری رو انجام بدید کجا میروید؟"

جوابهایی میشنوم مثل تراس خانه، یا آشپزخانه.

چیزهایی میشنوم مثل یه اتاق اضافی در یک خانه، در زیرزمین، کافی شاپ یا کتابخانه.

و یا شاید جاهایی مثل قطار، هواپیما، ماشین یا در مسافرت.

باز در جایی‌ دیگه از مردم میشنوی،

"خب، زیاد مهم نیست که کجا هستم، فقط خیلی‌ زود یا خیلی‌ دیر یا آخر هفته نباشه."

ولی‌ تقریبا هیچ کسی‌ نمیگه که توی اداره میرم.

ولی‌ شرکتها میان کلی‌ روی یه مکانی که اسمشو میذارن اداره، و افراد رو مجبور می‌کنن که به اونجا برن،

گرچه افراد کار رو در اداره انجام نمیدن.

این یعنی‌ چی‌؟ چرا این اتفاق میافته؟

و اگه یه کم عمیق تر وارد موضوع بشید می‌بینید که افراد می‌رن سر کار،

و بجای یک "روز" کاری اونها "لحظات" کاری رو پشت سر میذارن.

کار در یک اداره به این صورت پیش میره. در اونجا شما روز کاری ندارید بلکه لحظات کاری دارید.

درب اداره یه جورای مثل ماشین سبزی خورد کنی‌ میمونه، شما واردش میشید و بلافاصله روز شما به قطعات کوچکتر تقسیم میشه.

درب اداره یه جورای مثل ماشین سبزی خرد کنی‌ میمونه، شما واردش میشید و بلافاصله روز شما به قطعات کوچکتر تقسیم میشه.

چون شما ۱۵ دقیقه اینجایید، ۳۰ دقیقه اونجا،

و بعد یه اتفاق جدید میفته و شما از کارتون جدا میشید و باید کار دیگه‌ای بکنید، بعد وقت نهار میشه.

بعد چیز دیگه‌ای پیش میاد که باید انجام بدید، اینم میشه ۱۵ دقیقه، بعد یکی‌ شما رو کنار میکشه و یه سوال میپرسه.

و قبل از اینکه شما جواب رو بدونید میشه ۵عصر،

و شما یه نگاهی‌ به کار اون روزتون میندازید و می‌بینید که شما کارهاتون رو تموم نکردین.

ما همه این شرایط رو پشت سر گذاشتیم. شاید دیروز یا پریروز یا یه روز قبل‌تر.

عصر که میشه یه نگاه به عقب میندازید و با خود میگید امروز هیچ کاری رو از پیش نبرد‌م.

من سر کارم بودم.

سر میز کارم بودم، کنار کامپیوتر گرون قیمتم. نرم افزار‌هایی‌ که بهم گفته بودند رو استفاده کردم.

رفتم سر جلسه‌هایی‌ که بهم گفته شده بود برم. کنفرانس تلفني داشتم. ولی‌ در واقع هیچ کاری رو انجام ندادم.

فقط تکالیفم رو انجام دادم.

ولی‌ کاری رو به پایان نرسوندم.

و باز چیزی که مخصوصا در مورد افراد خلاق و شیوه کارشون می‌بینید--

طراح‌ها، برنامه نویس‌ها، نویسندگان، مهندسان، متفکران --

اینه که اونها همه به زمان طولانی و بی‌-وقفه نیاز دارند که بتوانند کارشون رو به پایان برسونند.

نمیشه از کسی‌ بخوای که در عرض ۱۵دقیقه یه چیزی رو خلق کنه و به مشکلی‌ به طور واقعی‌ فکر کنه.

شاید یه ایده سریع به ذهن برسه، ولی‌ برای پرداختن عمقی به موضوع به زمان طولانیتر و بدون مزاحمت نیازه.

اگرچه یک روز کاری ۸ساعته، ولی‌ چند نفر از شما تا حالا ۸ ساعت بی‌-وقفه در یک روز کار کردید؟

۷ ساعت چطور؟ ۶؟ ۵؟ ۴؟

آخرین باری که ۳ ساعت رو در اداره بی‌-وقفه داشتید كی بوده؟ دو ساعت؟ یا شاید یک ساعت.

در واقع افراد بسیار بسیار اندکی‌ زمان بدون وقفه برای کار دارند.

و به این خاطره که بعضی‌ها ترجیح میدن کار رو در خانه انجام بدن.

و به این خاطره که بعضی‌ها ترجیح میدن کار رو در خانه انجام بدن،

یا شاید به اداره برن ولی‌ صبح خیلی‌ زود، یا غروب که کسی‌ مزاحمشون نشه،

یا وقتی‌ همه رفتن کار رو تازه شروع می‌کنن، یا آخر هفته میان سر کار،

یا توی هواپیما کارشون رو انجام میدن، یا در ماشین یا قطار، چراکه اونجا حواس پرتی ندارن.

حالا اینها انواع مختلف حواس پرتی بودند، ولی‌ هنوز بدترینش نبودند، بدترینش رو من تا یه دقیقه دیگه میگم.

این نوع مواردی که انسان باید در یه زمان کوتاه کاری رو انجام بده،

منو یاد یه چیز دیگه که وقتی‌ آدم مزاحمتی داره درنتیجه نمیتونه اونو انجام بده، میندازه، یعنی‌ خوابیدن.

من فکر می‌کنم خواب و کار خیلی‌ به هم مربوطند.

و نتنها میتونید وقتی‌ که خوابیدید کار انجام بدید، بلکه هنگامی که کار انجام میدید هم میتونید بخوابید.

منظور من البته این نیست، بلکه می‌خوام بگم خواب و کار دو مقوله اند که بر اساس فاز‌های مختلف ترسیم شده اند.

وقتی‌ از خواب حرف میزنی‌، درباره فاز‌های خواب حرف می‌زنیم -- بعضی به فاز‌های مختلف میگن چیزای مختلف.

۵تا فاز مختلف برای خواب وجود داره

و برای اینکه به خواب عمیق بریم باید به اون فاز اولی‌ برسیم.

و اگه خواب شما در اون حالت به هم بخوره، مثلا کسی‌ توی رختخواب شما رو از خواب بپرونه،

یا هر صدای دیگه‌ای، در صورتی که از اون فاز بیرون بیایید و بیدار شید،

نمیتونید بعدش دوباره از همون فاز ادامه خواب بدید، بلکه باید از اول شروع کنید.

و شاید روز‌های زیادی شبیه این رو داشته باشید، که ساعت ۸ یا ۷صبح از خواب بیدار میشید،

و میگید دیشب واقعا خوب نخوابیدم.

گرچه من کارای خوابم رو قبلش انجام دادم، رفتم به رخت خواب، دراز کشیدم، ولی‌ خواب خوبی نکردم.

عموماً گفته می‌شه "به خواب میری" درصورتی که آدم به خواب نمیره، بلکه به سمت خواب میره.

خوابیدن زمان میبره، باید از تمام مراحل و فاز‌های آن رد بشید.

و اگه مزاحمتی ایجاد بشه، شما خوب نمیخوابید.

خب ما چه توقع داریم --آیا کسی‌ اینجا هست که فکر کنه با وجود مزاحمت میشه خوب خوابید؟

فکر نمیکنم کسی‌ اینجا بگه بله.

چرا ما توقع داریم که افراد خوب کار کنن، وقتی‌ که تمام روز در اداره تمرکزشون به هم میخوره؟

چطور ما توقع داریم که افراد خوب کار کنن، وقتی‌ که می‌رن به اداره که برای اینکه مدام توسط دیگران تمرکزشون رو از دست بدن؟

خب البته این زیاد واسه من معنی‌ نداره.

این به نظر من زیاد با معنی‌ نمیاد. این مزاحمت‌ها چی‌اند که فقط سر کار اتفاق میفتن؟

جاهای دیگه مزاحمتهای مثل تلویزیون، یا به پیاده روی رفتن، یا یه یخچال،.. داری،

یا در کل هر آنچه که خودت میخوای دور و برت داشته باشی‌.

اگه بری پیش رئیست، اون بهت میگه نمیخواد خانه کارت رو انجام بدی، بخاطر همین چیزا.

همچنین ممکن بگن، وقتی‌ من کارمندم رو نمیبینم چطور مطمئن شم که داره کار میکنه؟

که البته مسخره‌است، ولی‌ این یکی‌ از دلایلی است که مدیران بیان میکنند.

من میفهمم، میدونم چطور میشه. ما باید خودمون رو در این باره اصلاح کنیم. ولی‌ اغلب اونها به مزاحمت اشاره می‌کنن.

"من نمیتونم اجازه بدم کسی‌ در خانه کار کنه، اونا می‌رن تلویزیون دیدن، این کار و اون کار کردن. "

بعد کاشف به عمل میاد که اینا واقعا مزاحمت نیستند، چون آدم اونا رو شخصاً انتخاب میکنه.

شما شخصاً انتخاب می‌کنید که کی‌ میخواید مزاحمت تلویزیونی داشته باشید.

شما شخصاً انتخاب می‌کنید که کی‌ چیزی رو روشن کنید.

شما خودتون تصمیم میگیرید که کی‌ برین پایین، یا پیاده روی.

در اداره ولی‌ برعکس هر نوع مزاحمتی به صورت ناخواسته است.

بیاین حالا یه سری از اونها رو با هم مرور کنیم.

از طرف دیگه مدیر‌ها سعی‌ می‌کنن به شما بگن بزرگترین مزاحمت‌ها سر کار

سایت‌های فیسبوک یا تویتر یا یو‌تیوب هستند.

و بعضیا تا این حد پیش می‌رن که این سایت‌ها رو هم سر کار قفل می‌کنن.

بعضی‌ از شما حتما در یه هم‌چین جاهائی کار می‌کنید.

میگم که اینجا هم شده چین؟ به کجا داریم میریم ما؟

سر کار نمیتونی وارد وب سایت بشی‌. و مشکل همینه، که کارها اونجور که باید پیش نمیره،

چون سر کار وارد فیسبوک و تویتر میشین؟

این یه جورایی مسخره است، این یه جور دامه.

و البته میشه گفت فیسبوک و تویتر جایگزین مدرنی‌ برای زمان سیگار کشیدن هستن،

قبلان کسی‌ نگران این زمان ۱۵ دقیقه‌ای سیگار کشیدن نبود، ده سال پیش.

پس چرا الان یه دفعه رفتن به سایت فسبوک یا تویتر یا .. اینقدر مهم شده؟

مشکلات واقعی‌ در شرکت‌ها اینا نیستند. مشکلات اساسی‌ چیز‌هایی‌ هستن که من اسمشونو m&m میزارم.

یعنی‌ مدیران و ملاقات‌های اداری.

این‌ها مشکلات واقعی‌ در دنیای مدرن امروزی هستند.

و به این خاطر هست که سر کار، کار انجام نمیشه.

به خاطر همین m&m هست. حالا جالب اینجاست که

اگه توجه کنید، همه جاهائی که مردم برای کار کردن ترجیح میدن،

مثل خانه، ماشین، هواپیما، یا دیر وقت یا زود هنگام، اونجا خبری از مدیر‌ها و ملاقات‌های اداری نیست.

مزاحمت‌های دیگه هست ولی‌ مدیر یا جلسه ملاقات اداری نیست.

اینا چیزایی‌ اند که جای دیگه، جز اداره، پیداشون نمیکنی.

اصلا مدیران کسانی‌ هستند که شغل اونها اینه که مزاحم بقیه بشند.

این دقیقا فایده مدیران هست، ایجاد مزاحمت برای دیگران.

اونها که خودشون واقعا کاری نمیکنن، واسه همین باید مطمئن شن که بقیه دارن کار رو پیش میبرن، به همین خاطر ایجاد مزاحمت میکنند.

و توی دنیا الان مدیران زیادی هستند. آدمهای زیادی هم وجود دارن.

و همزمان در دنیا مشکلات زیادی وجود دارن بخاطر این مدیران.

باید بیان چک کنن و بپرسند، "هی‌، چه خبر؟ بگو بینم چطور پیش میری؟" و سوالهای از این قبیل.

و اونا همچنان بی‌ موقع مزاحمت ایجاد می‌کنن.

و اونا همچنان بی‌ موقع مزاحمت ایجاد می‌کنن، درست وقتی‌ که پول گرفتی‌ که کارت رو انجام بدی، اونا مزاحمت میشن.

این خب یه جورایی بده.

ولی‌ حتا بدتر از اون، کاریه که مدیران انجامش میدن و اون چیزی نیست جز برگزاری جلسات.

این جلسات چیزی سمّی و خطرناکی برای زمان کار هستند.

ما همه میدونیم که این درسته، معمولاً دیده نمیشه که کارمندان یه جلسه رو برگزار کنن؛ انگار این راهش نیست.

راهش اینه که مدیر درخواست برای جلسه بده، و کارمندا رو دعوت کنه،

که این خود نفاق افکنه، که بگی‌، "هی‌، ببینید، ما قصد داریم شما ۱۰ نفر رو گرد هم بیاریم، و جلسه بذاریم.

برام مهم نیست شما داری الان چه کار می‌کنی. هر کاری دستته الان بذار زمین و بیا توی جلسه."

واقعا احتمال این که هر ۱۰ نفر وقت داشته باشن چقدره؟ اگه دارن درباره کار مهمی‌ فکر می‌کنن چی‌؟

اگه دارن کار مهمی‌ می‌کنن چی‌؟

گویا یه دفعه داری به اونا میگی‌ هر کاری دارین بذارین کنار و کار دیگه‌ای بکنید.

پس اونا می‌رن به اتاق جلسات و با هم در باره موضوعاتی صحبت می‌کنن که زیاد شاید مهم نباشه.

چونکه جلسات، جزو کار کردن به حساب نمیاد.

جلسات اصولا جایی‌ هستند که در اون به تو گفته میشه چه کارهایی رو باید بعدا انجام بدی.

و جلسات کلا خود سازی دارن، یعنی‌ که یک جلسه به جلسه بعدی و بعد‌تری ختم می‌شه.

اغلب افراد زیادی در جلسات هستند که برای شرکت کلی‌ هزینه میبره.

شرکتها اغلب درباره جلسات ۱ ساعته حرف میزنن، که این درست نیست مگر اینکه فقط ۱آدم در اون جلسه باشه.

اگه ۱۰نفر باشن این میشه یه جلسه ۱۰ ساعته که شرکت داره هزینه میکنه.

این از بین بردن ۱۰ ساعت تولید مفیده که برای داشتن این جلسه ۱ساعته هست،

که احتمالا چند نفر دیگه هم در سازماندهی آن شریک بودن، فقط در نهايت برای چند دقیقه حرف زدن.

بجای همه اینا یه جلسه طولانی داریم،

چون نرم افزار‌های مربوط به جلسات اینگونه طراحی شده که نیم تا یک ساعت طول میکشه.

شما با برنامه outlook یه جلسه ۸ ساعته رو برنامه ریزی نمیکنید.

نمیشه، فکر نمیکنم اصلا ممکن باشه. ۱۵ یا ۳۰ یا ۴۵ دقیقه نهایتاً باشه.

ما سعی‌ می‌کنیم توی این ساعت همه چیز رو خلاصه کنیم، در حد اقل زمان ممکن.

پس جلسات و مدیران مشکلات اصلی‌ در بیزنس هستند، مخصوصا در ادارات.

این چیزها خارج از اداره اتفاق نمیافته.

ولی‌ من یه دستور العمل دارم که با این مشکل برخورد میکنه.

مدیر‌ها چه کاری میتونند بکنند که ادارات رو یه جای مناسب برای کار بکنند؟

که در نهایت اداره جایگاه آخر نباشه، بلکه جایگاه اول برای انجام کار باشه.

که مردم بگن، "وقتی‌ کاری رو میخوام انجام بدم میرم به اداره".

چون ادارات به خوبی تجهیز شده اند و همه چیز برای انجام کار مهیاست، ولی‌ کسی‌ نمیخواد بره اونجا، پس تکلیف چیه؟

من ۳ راه حل دارم که با شما در میان میزارم. ۳ دقیقه هم وقت دارم که حسابی با هم جور در میاد.

در مورد جمعه زیاد شنیدیم، نمی‌دونم آیا مردم هنوز اون کارا رو می‌کنن. نظرتون راجع به ۵شنبه سکوت چیه؟

یا حد اقل یک ۵شنبه از هر ماه رو در نظر بگیرید، و نصف اون ۵شنبه رو ۵شنبه سکوت بنامید.

پس یعنی‌ فقط نصف یه روز پنجشنبه در هر ماه.

اولین ۵شنبه هر ماه، نصف یک روز، هیچ کس در این نصف روز حق نداره با هم صحبت کنه.

فقط سکوت، همین.

و نتیجه ش این میشه که کلی‌ از کارها انجام میشه، وقتی‌ کسی‌ با کسی‌ حق صحبت نداشته باشه.

این وقتیه که کار انجام میشه، بدون دخالت و مزاحمت دیگران.

اگه به کسی‌ ۴ساعت بدون مزاحمت رو بدی، این بهترین هدیه‌ای خواهد بود که سر کار به اون میتونی بدی.

این بهتر از یه کامپیوتر براش خواهد بود.

یا بهتر از یه مانیتور یا نرم افزار، یا هرچیزی شبیه این.

۴ ساعت رو به کارمندا هدیه دادن میتونه بهترین هدیه باشه.

و اگه امتحانش کنید مطمئنم با من موافق خواهید بود.

و یا حتا بیشتر از فقط ۴ ساعت رو میتونی در نظر بگیری.

یه بار در هفته، یا دو هفته یک بار، کسی‌ نمیتونه با کسی‌ دیگه حرف بزنه.

این چیزیه که اگه امتحان کنید می‌بینید که واقعا کار میکنه.

راه بعدی اینه که به جای جلسات مستقیم و رو در رو و مواجه شدن مستقیم با یکدیگر،

بیایم این کار رو غیر مستقیم انجام بدیم، با ابزاری مثل ایمیل یا پیام گذاشتن یا چیز‌هایی‌ شبیه این.

بعضیا ممکنه بگن ایمیل واقعا وقت گیره. و همچنین پیام گذاشتن.

درسته اینا واقعا وقت گیرند ولی‌ وقتی‌ که بخوای میتونی بری سراغشون. اما در باره رئیس اینطور نیست.

میشه از پیام‌ها در یه زمان چشپوشی کرد. ولی‌ از مدیرت نمیتونی چشپوشی کنی‌.

حسن این چیز‌ها اینه که میتونی بگزاریشون کنار و میتونی انتخاب کنی‌ کی‌ میتونی وقتت رو بهشون اختصاص بدی.

چون کار درست مثل خواب دارای فاز‌های مختلف هست.

انگار یه زمانی‌ اوج میگیری در انجام کارت و یه موقع میای دوباره پایین.

و این اون زمانیه که میای و به ایمیل یا پیامهایت میرسی‌.

و واقعا چیزای خیلی‌ خیلی‌ کمی‌ هستند که باید درست همون لحظه انجام بشند.

پس اگر شما مدیر هستید، سعی‌ کنید افرادتون رو تشویق کنید بیشتر از ابزاری مثل ایمیل و پیام گیر استفاده کنند،

و اجازه بده که طبق برنامه زمانی‌ خودشون به شما مراجعه کنند.

آخرین پیشنهاد من اینه که اگه یه جلسه داری که نمیتونی بری، و اگه توانش رو داری اونو کنسل کن.

امروز جمعه هست و به طور معمول افراد دوشنبه‌ها جلسه دارن، میتونی فقط به جلسه نری،

نه اینکه اونو به وقت دیگری موکول کنی‌، نه. فقط نرو..

و خواهی‌ دید که همه چیز کاملا عادی خواهد بود. همه تصمیماتی که فکر میکردی تو باید بگیری

درست همین دوشنبه ساعت ۹، همه رو فراموش کن، هیچ اشکالی‌ پیش نمیاد.

صبح بهتری رو شروع خواهی‌ کرد، و خواهی‌ دید همه کارهایی که فکر میکردی باید انجام بدی، همچین واجب هم نبوده.

خوب این ۳ پیشنهادی بود که من می‌خواستم شما بهش فکر کنید.

و امیدوارم دست کم روی مدیران، رئیس‌ها، و همه افرادی که با آدمهای دیگر کار میکنند، تاثیر گذاشته باشه،

که یه کم به افردشون بیشتر زمان بدن که بتونن کارشون رو انجام بدن.

و معتقدم در نهایت هم این به نفع شما خواهد بود.

ممنون برای این که گوش دادین.(تشویق)